คุณลักษณะ(Features)
โปรแกรมคลินิก kksEHR มาพร้อมระบบ Inventory(คลังสินค้า หรือในกรณีนี้คือ คลังยา/เวชภัณฑ์) ที่ออกแบบให้ใช้งาน เป็นคลังยา/เวชภัณฑ์ ตามสาขา และส่วนกลาง และกำหนดให้แต่ละคลังสามารถรับ ยา/เวชภัณฑ์ ตามล็อต(Lot number) ที่อ้างอิงตามวันผลิต(Manufacturer date) วันหมดอายุ(Expiry date) หรือ ดีที่สุดก่อนวันที่(Best before date) หรือกำหนดเป็น Serial Number หรือไม่มีการใช้ล็อต(ไม่มีการ tracking)
ในแต่ละคลังยา/เวชภัณฑ์ สามารถกำหนดตำแหน่งชั้นวางได้หลายๆชั้น กรณีคลังส่วนกลางจะมีส่วน รับยา/เวชภัณฑ์เข้า(Receipt) ย้ายระหว่างตำแหน่ง(Transfer) ส่วนที่ต้องทำลาย(Scrap) ส่วนคืน(Return) และส่งออก(Delivery) เป็นค้น
ระบบบาร์โค้ดสำหรับ ยา/เวชภัณฑ์ สามารถใช้ตามมาตราฐาน EAN-13 EAN-8 หรือ UPC-A โปรแกรมสามารถพิมพ์ระบบบาร์โค้ดได้ทั้งยา/เวชภัณฑ์ ล็อต และตำแหน่ง
และเมื่อใช้ mobile android application(kksEHR) สามารถ scan barcode ของยา/เวชภัณฑ์ เพื่อทราบตำแหน่ง หรือ scan ตำแหน่งเพื่อทราบยา/เวชภัณฑ์
ตัวอย่างเข่น ต้องการทราบยา Zara หน่วยเป็นเพ็คละๆ 10 เม็ด อยู่ที่คลังส่วนไหน ตามแสดงรูปข้างล่างนี้
การออกแบบ(Designed warehouse)
การจัดตำแหน่งของสถานที่เก็บยา ต้องทราบยาที่ใช้บ่อย ยาอันตราย ยาที่ต้องเก็บในห้องเย็น ควบคุมความชื้น ยาที่เก็บพ้นแสง และการจัดวางล็อตให้เหมาะสมตามสาขาเพื่อในการจำหน่ายไปยังผู้รับบริการ
สำหรับในตัวอย่างนี้ มีจำนวน 2 สาขา คือมีสาขา สำนักงานใหญ่ และสาขาสุขุมวิท แต่ละสาขาสามารถสร้างได้หลายๆตำแหน่ง/ชั้น หรือสร้างเป็น Sub ได้ เช่นสร้างเป็น HQ/DrugA-EXP, HQ/DrugB-EXP
คลังยา/เวชภัณฑ์ ของแต่ละสาขา สามารถย้ายภายในระหว่างตำแหน่ง หรือระหว่างสาขา หรือโอนกลับมาส่วนกลางได้
รูปแบบการสร้างคลังยา/เวชภัณฑ์ในโปรแกรม แสดงตามรูปข้างล่างนี้
การจัดการยา/เวชภัณฑ์(Inventory management)
ประกอบด้วยส่วนงาน Receipt, Transfer, Delivery, Return และ Scrap
- Receipt - ใช้สำหรับทำการรับยา/เวชภัณฑ์เข้า หรือแปลงหน่วย
- Transfer - ใช้ทำการย้ายส่วนยา/เวชภัณฑ์ออกจาก Receipt หรือระหว่างยา/เวชภัณฑ์ที่อยู่ในตำแหน่งต่างๆ
- Delivery - ใช้เพื่อทำการจำหน่ายออกไป หรือส่งไปที่สาขา
- Return - สำหรับส่งคืนยา/เวชภัณฑ์ชำรุดคืน หรือเพื่อทำการตรวจสอบ
- Scrap - ใช้ในการกำจัดยา/เวชภัณฑ์หมดอายุ หรือเสื่อม
คลังยา/เวชภัณฑ์ส่วนกลาง(Central warehouse)
ในส่วนกลางจะมีการออกแบบเป็นชั้นวางต่างๆ ตามรูปแบบของยา/เวชภัณฑ์ โดยให้ชั้นวางใน 1 column เป็นยาประเภทเดียวกัน เช่นชั้นวางของ ยา-A 500mg ยา-B ขนาด 325mg
ตัวอย่าง ยา-A มีล็อตต่างๆ ประกอบด้วย Lot-10, Lot-11, Lot-12
โดยที่ Lot-10 วันหมดอายุใกล้ที่สุด ส่วน Lot-12(วันหมดอายุไกลสุด) อยู่ด้านในสุด เป็นลักษณะหมุนเวียนไป และโปรแกรมคลินิก kksEHR สามารถคำนวณการเลือกล็อตให้อัตโนมัติ โดยจะให้ Lot-10 เป็นตัวเลือกแรก
ตัวอย่างชั้นวาง
ตัวอย่าง รายการตำแหน่ง หรือชั้นวางของส่วนกลาง
คลังสาขา(Branch warehouse)
-
การสร้างคลังสาขาจะสร้างตำแหน่งหรือชั้นวางใช้หลักการเดียวกับส่วนกลาง มีส่วนสำคัญดังนี้
- โอนเข้าส่วนกลาง เช่นโอนกลับเพื่อทำลาย เนื่องจากเสื่อม หมดอายุ ส่วนเกิน หรือไม่จำเป็นต้องใช้
- โอนระหว่างสาขา หรือในสาขาเดียวกัน(เพื่อเปลี่ยนที่วาง)
ตัวอย่าง รายการตำแหน่ง หรือชั้นวางของสาขา
ล็อต(Lot)
ใช้ในการติดตามหรือทราบยา/เวชภัณฑ์ ซึ่งกำหนดมาจากการรับยา/เวชภัณฑ์เข้า เมื่อมีการจ่ายยา/เวชภัณฑ์ ให้กับผู้มารับบริการ ระบบทำการเลือกล็อตให้ ดังตัวอย่างแสดงรูปข้างล่างนี้
การรับยา/เวชภัณฑ์เข้า(Inventory receipt)
การรับยา/เวชภัณฑ์เข้า ต้องมี หน่วย ชื่อหรือรหัสบาร์โค้ด สามารถรับเข้าด้วยการใช้เครื่องอ่านบาร์โค้ดร่วมกับคีย์บอร์ดได้ และทราบวันหมดอายุ หรือวันผลิต(ขึ้นอยู่กับ ยา/เวชภัณฑ์)
การรับเข้าด้วยการใช้เครื่องอ่านบาร์โค้ด(Inventory receipt with barcode scanner)
การใช้งานต้องเตรียมรหัสบาร์โค้ดของ ยา/เวชภัณฑ์และตำแหน่งที่เก็บ สามารถพิมพ์รหัสบาร์โค้ดจากโปรแกรมคลินิกที่ Drug/Product และ Warehouse
ระบบสามารถใช้กับเครื่องอ่านบาร์โค้ด ที่มีหรือไม่มี Carriage return ได้
ตัวอย่าง แสดงการใช้เครื่องอ่านบาร์โค้ด ในการรับ ยา/เวชภัณฑ์
การแปลงหน่วย(Unit conversion) สำหรับรับยา/เวชภัณฑ์เข้า
การแปลงหน่วยต้องทำการสร้างยา/เวชภัณฑ์หน่วยรับก่อนแปลง และหลังแปลง เปรียบเสมือนมี SKU ก่อนแปลง และหลังแปลง
ตัวอย่างเช่น มียา Paracetamol 500mg 1 กระปุก จำนวน 1000 เม็ด(Tablets) จะต้องสร้างรายการยาเป็น 2 รายการคือ Paracetamol หน่วยกระปุก และ Paracetamol หน่วยเม็ด และมีหน่วยนับคือ กระปุก และ เม็ด ในระหว่างทำการรับเข้า ทำการสร้างล๊อตของยา และใข้หน่วยแปลงเป็น 1000 จะได้ 1000 เม็ด ดังแสดงรูปข้างล่างนี้
ถ้าใช้ระบบ Purchase จากโปรแกรม สามารถทำ partial shipment หรือ ส่งไปที่สาขา หรือส่งเข้าส่วนกลางได้
การนำยา/เวชภัณฑ์ออก(Inventory delivery)
Inventory Delviery คือการนำยา/เวชภัณฑ์ออกจากคลัง หรือไปยังสาขา ในการนำยา/เวชภัณฑ์ออกจากคลังระบบจะแจ้งล็อตที่ต้องใช้ให้ทราบ เช่นยา/เวชภัณฑ์กำหนดรูปแบบวันหมดอายุ จะมีวันที่ใกล้สุดของอายุเป็นตัวเลือก หรือสามารถดูตัวอย่างวิดีโอนี้
การปรับจำนวน(Adjustable inventory)
เมื่อมีการนับจำนวนยา/เวชภัณฑ์หรือจำนวนคงเหลือและพบว่าไม่ถูกต้อง(รูปแสดงชื่อยาที่ต้องการปรับ) ระบบสามารถทำการปรับจำนวนได้ ซึ่งจะเป็นสิทธิของ Stock Manager
