คุณลักษณะ โปรแกมคลินิก KKSEHR มาพร้อมระบบ Inventory(คลังสินค้า หรือในกรณีนี้คือ คลังยา) ที่ออกแบบให้ใช้งาน เป็นคลังยา/เวชภัณฑ์ ตามสาขา และส่วนกลาง และกำหนดให้แต่ละคลังสามารถรับ ยา/เวชภัณฑ์ ตามล็อต(Lot number) ที่อ้างอิงตามวันผลิต(Manufacturer date) วันหมดอายุ(Expiry date) หรือ ดีที่สุดก่อนวันที่(Best before date) หรือกำหนดเป็น Serial Number หรือไม่มีการใช้ล็อต(ไม่มีการ tracking)
ในแต่ละคลังสินค้า สามารถกำหนดตำแหน่งชั้นวางได้หลายๆชั้น และกรณีคลังส่วนกลางจะมีส่วน รับสินค้าเข้า(Receipt) ย้ายระหว่างตำแหน่ง(Transfer) ส่วนที่ต้องทำลาย(Scrap) ส่วนคืน(Return) และส่งออก(Delivery) เป็นค้น
ระบบบาร์โค้ดสำหรับ ยา/เวชภัณฑ์ สามารถใช้ตามมาตราฐาน EAN-13 EAN-8 หรือ UPC-A โปรแกรมสามารถพิมพ์ระบบบาร์โค้ดได้ทั้งสินค้า ล็อต และตำแหน่งสินค้า และเมื่อใช้ mobile android application(KKSEHR) สามารถ scan barcode ของยา/เวชภัณฑ์ เพื่อทราบตำแหน่ง หรือ scan ตำแหน่งเพื่อทราบยา/เวชภัณฑ์ ตัวอย่างเข่น ต้องการทราบยา Zara หน่วยเป็นเพ็คละๆ 10 เม็ด อยู่ที่คลังส่วนไหน ตามแสดงรูปข้างล่างนี้
การออกแบบ
การจัดตำแหน่งของสถานที่เก็บยา/เวชภัณฑ์ ต้องทราบยาที่ใช้บ่อย ยาอันตราย ยาที่ต้องเก็บในห้องเย็น ควบคุมความชื้น ยาที่เก็บพ้นแสง และการจัดวางล็อตให้เหมาะสมตามสาขาเพื่อในการจำหน่ายไปยังผู้รับบริการ
สำหรับในตัวอย่างนี้ มีจำนวน 2 สาขา คือมีสาขา สำนักงานใหญ่ และสาขาสุขุมวิท แต่ละสาขาสามารถสร้างได้หลายๆตำแหน่ง/ชั้น หรือสร้างเป็น Sub ได้ เช่นสร้างเป็น HQ/DrugA-EXP, HQ/DrugB-EXP
คลังยา/เวชภัณฑ์ ของแต่ละสาขา สามารถย้ายภายในระหว่างตำแหน่ง หรือระหว่างสาขา หรือโอนกลับมาส่วนกลางได้
รูปแบบการสร้างคลังสินค้าในโปรแกรม แสดงตามรูปข้างล่างนี้
คลังส่วนกลาง
ประกอบด้วยส่วนงาน Receipt, Transfer, Delivery, Return และ Scrap
- Receipt - ใช้สำหรับทำการรับสินค้าเข้า หรือแปลงหน่วย
- Transfer - ใช้ทำการย้ายส่วนสินค้าออกจาก Receipt หรือระหว่างสินค้าที่อยู่ในตำแหน่งต่างๆ
- Delivery - ใช้เพื่อทำการจำหน่ายออกไป หรือส่งไปที่สาขา
- Return - สำหรับส่งคืนสินค้าชำรุดคืน หรือเพื่อทำการตรวจสอบ
- Scrap - ใช้ในการกำจัดสินค้าหมดอายุ หรือเสื่อม
คลังสินค้า
ในส่วนกลางจะมีการออกแบบเป็นชั้นวางต่างๆ ตามรูปแบบของสินค้า โดยให้ชั้นวางใน 1 column เป็นยาประเภทเดียวกัน เช่นชั้นวางของ ยา-A 500mg ยา-B ขนาด 325mg
ตัวอย่าง ยา-A มีล็อตต่างๆ ประกอบด้วย Lot-10, Lot-11, Lot-12
โดยที่ Lot-10 วันหมดอายุใกล้ที่สุด ส่วน Lot-12(วันหมดอายุไกลสุด) อยู่ด้านในสุด เป็นลักษณะหมุนเวียนไป และโปรแกรมคลินิก KKSEHR สามารถคำนวณการเลือกล็อตให้อัตโนมัติ โดยจะให้ Lot-10 เป็นตัวเลือกแรก
ตัวอย่างชั้นวาง
คลังสาขา
การสร้างคลังสาขาจะสร้างตำแหน่งหรือชั้นวางใช้หลักการเดียวกับส่วนกลาง
ล็อต
ใช้ในการติดตามหรือทราบสินค้า ซึ่งกำหนดมาจากการรับสินค้าเข้า เมื่อมีการจ่ายยา/เวชภัณฑ์ ให้กับผู้มารับบริการ ระบบทำการเลือกล็อตให้ ดังตัวอย่างแสดงรูปข้างล่างนี้
การรับสินค้าเข้า
การรับสินค้าเข้า สินค้าต้องมีหน่วย ชื่อสินค้า กรณีต้องการแปลงหน่วยต้องทำการสร้างสินค้าหน่วยรับก่อนแปลงและหลังแปลง
ตัวอย่างเช่น มียา Paracetamol 500mg 1 กระปุก จำนวน 1000 เม็ด(Tablets) จะต้องสร้างรายการยาเป็น 2 รายการคือ Paracetamol หน่วยกระปุก และ Paracetamol หน่วยเม็ด และมีหน่วยนับคือ กระปุก และ เม็ด ในระหว่างทำการรับเข้า ทำการสร้างล๊อตของยา และใข้หน่วยแปลงเป็น 1000 จะได้ 1000 เม็ด ดังแสดงรูปข้างล่างนี้
ถ้าใช้ระบบ Purchase จากโปรแกรม สามารถทำ partial shipment หรือ ส่งไปที่สาขา หรือส่งเข้าส่วนกลางได้
การนำสินค้าออก
Inventory Delviery คือการนำสินค้าออกจากคลัง หรือไปยังสาขา ในการนำสินค้าออกจากคลังระบบจะแจ้งล็อตที่ต้องใช้ให้ทราบ เช่นสินค้ากำหนดรูปแบบวันหมดอายุ จะมีวันที่ใกล้สุดของอายุเป็นตัวเลือก หรือสามารถดูตัวอย่างวิดีโอนี้
การปรับจำนวน
เมื่อมีการนับจำนวนสินค้าหรือจำนวนคงเหลือและพบว่าไม่ถูกต้อง(รูปแสดงชื่อยาที่ต้องการปรับ) ระบบสามารถทำการปรับจำนวนได้ ซึ่งจะเป็นสิทธิของ Stock Manager
