คุณลักษณะ โปรแกมคลินิก KKSEHR มาพร้อมระบบ Inventory(คลังสินค้า หรือในกรณีนี้คือ คลังยา) ที่ออกแบบให้ใช้งาน เป็นคลังยา/เวชภัณฑ์ ตามสาขา และส่วนกลาง และกำหนดให้แต่ละคลังสามารถรับ ยา/เวชภัณฑ์ ตามล็อต(Lot number) ที่อ้างอิงตามวันผลิต(Manufacturer date) วันหมดอายุ(Expiry date) หรือ ดีที่สุดก่อนวันที่(Best before date) หรือกำหนดเป็น Serial Number หรือไม่มีการใช้ล็อต(ไม่มีการ tracking)
ในแต่ละคลังสินค้า สามารถกำหนดตำแหน่งชั้นวางได้หลายๆชั้น และกรณีคลังส่วนกลางจะมีส่วน รับสินค้าเข้า(Receipt) ย้ายระหว่างตำแหน่ง(Transfer) ส่วนที่ต้องทำลาย(Scrap) ส่วนคืน(Return) และส่งออก(Delivery) เป็นค้น
ระบบบาร์โค้ดสำหรับ ยา/เวชภัณฑ์ สามารถใช้ตามมาตราฐาน EAN-13 EAN-8 หรือ UPC-A โปรแกรมสามารถพิมพ์ระบบบาร์โค้ดได้ทั้งสินค้า ล็อต และตำแหน่งสินค้า และเมื่อใช้ mobile android application(KKSEHR) สามารถ scan barcode ของยา/เวชภัณฑ์ เพื่อทราบตำแหน่ง หรือ scan ตำแหน่งเพื่อทราบยา/เวชภัณฑ์ ตัวอย่างเข่น ต้องการทราบยา Zara หน่วยเป็นเพ็คละๆ 10 เม็ด อยู่ที่คลังส่วนไหน ตามแสดงรูปข้างล่างนี้
การออกแบบ
การจัดตำแหน่งของสถานที่เก็บยา/เวชภัณฑ์ ต้องทราบยาที่ใช้บ่อย ยาอันตราย ยาที่ต้องเก็บในห้องเย็น ควบคุมความชื้น ยาที่เก็บพ้นแสง และการจัดวางล็อตให้เหมาะสมตามสาขาเพื่อในการจำหน่ายไปยังผู้รับบริการ
สำหรับในตัวอย่างนี้ มีจำนวน 2 สาขา คือมีสาขา สำนักงานใหญ่ และสาขาสุขุมวิท แต่ละสาขาสามารถสร้างได้หลายๆตำแหน่ง/ชั้น หรือสร้างเป็น Sub ได้ เช่นสร้างเป็น HQ/DrugA-EXP, HQ/DrugB-EXP
คลังยา/เวชภัณฑ์ ของแต่ละสาขา สามารถย้ายภายในระหว่างตำแหน่ง หรือระหว่างสาขา หรือโอนกลับมาส่วนกลางได้
รูปแบบการสร้างคลังสินค้าในโปรแกรม แสดงตามรูปข้างล่างนี้
คลังส่วนกลาง
ประกอบด้วยส่วนงาน Receipt, Transfer, Delivery, Return และ Scrap
- Receipt - ใช้สำหรับทำการรับสินค้าเข้า หรือแปลงหน่วย
- Transfer - ใช้ทำการย้ายส่วนสินค้าออกจาก Receipt หรือระหว่างสินค้าที่อยู่ในตำแหน่งต่างๆ
- Delivery - ใช้เพื่อทำการจำหน่ายออกไป หรือส่งไปที่สาขา
- Return - สำหรับส่งคืนสินค้าชำรุดคืน หรือเพื่อทำการตรวจสอบ
- Scrap - ใช้ในการกำจัดสินค้าหมดอายุ หรือเสื่อม
คลังสินค้า
ในส่วนกลางจะมีการออกแบบเป็นชั้นวางต่างๆ ตามรูปแบบของสินค้า โดยให้ชั้นวางใน 1 column เป็นยาประเภทเดียวกัน เช่นชั้นวางของ ยา-A 500mg ยา-B ขนาด 325mg
ตัวอย่าง ยา-A มีล็อตต่างๆ ประกอบด้วย Lot-10, Lot-11, Lot-12
โดยที่ Lot-10 วันหมดอายุใกล้ที่สุด ส่วน Lot-12(วันหมดอายุไกลสุด) อยู่ด้านในสุด เป็นลักษณะหมุนเวียนไป และโปรแกรมคลินิก KKSEHR สามารถคำนวณการเลือกล็อตให้อัตโนมัติ โดยจะให้ Lot-10 เป็นตัวเลือกแรก
ตัวอย่างชั้นวาง
คลังสาขา
การสร้างคลังสาขาจะสร้างตำแหน่งหรือชั้นวางใช้หลักการเดียวกับส่วนกลาง
ล็อต
ใช้ในการติดตามหรือทราบสินค้า ซึ่งกำหนดมาจากการรับสินค้าเข้า เมื่อมีการจ่ายยา/เวชภัณฑ์ ให้กับผู้มารับบริการ ระบบทำการเลือกล็อตให้ ดังตัวอย่างแสดงรูปข้างล่างนี้
การรับสินค้าเข้า
การรับสินค้าเข้า สินค้าต้องมีหน่วย ชื่อสินค้า กรณีต้องการแปลงหน่วยต้องทำการสร้างสินค้าหน่วยรับก่อนแปลงและหลังแปลง
ตัวอย่างเช่น มียา Paracetamol 500mg 1 กระปุก จำนวน 1000 เม็ด(Tablets) จะต้องสร้างรายการยาเป็น 2 รายการคือ Paracetamol หน่วยกระปุก และ Paracetamol หน่วยเม็ด และมีหน่วยนับคือ กระปุก และ เม็ด ในระหว่างทำการรับเข้า ทำการสร้างล๊อตของยา และใข้หน่วยแปลงเป็น 1000 จะได้ 1000 เม็ด ดังแสดงรูปข้างล่างนี้
ถ้าใช้ระบบ Purchase จากโปรแกรม สามารถทำ partial shipment หรือ ส่งไปที่สาขา หรือส่งเข้าส่วนกลางได้
การรับสินค้าเข้าเพื่อไปสาขา สามารถทำได้โดยทำการรับเข้าและเลือกสาขา(ถ้าไม่ทำการเลือกสาขาระบบจะทำการรับเข้าที่ส่วนกลาง) ระบบทำการสร้างการรับและส่งออกไปสาขาทันที ดังแสดงตัวอย่างวิดีโอนี้
การนำสินค้าออก
Inventory Delviery คือการนำสินค้าออกจากคลัง หรือไปยังสาขา ในการนำสินค้าออกจากคลังระบบจะแจ้งล็อตที่ต้องใช้ให้ทราบ เช่นสินค้ากำหนดรูปแบบวันหมดอายุ จะมีวันที่ใกล้สุดของอายุเป็นตัวเลือก หรือสามารถดูตัวอย่างวิดีโอนี้
การปรับจำนวน
เมื่อมีการนับจำนวนสินค้าหรือจำนวนคงเหลือและพบว่าไม่ถูกต้อง(รูปแสดงชื่อยาที่ต้องการปรับ) ระบบสามารถทำการปรับจำนวนได้ ซึ่งจะเป็นสิทธิของ Stock Manager
